A participação no curso de Microsoft Outlook, permite adquirir competências na utilização do Outlook e a sua funcionalidade no que respeita à gestão da informação pessoal e profissional do utilizador bem como responder às novas exigências da função: pró-actividade, polivalência, flexibilidade e adaptação a mudanças imprevistas.

No final da acção os formandos deverão ser capazes de:

• Aprofundar e optimizar conhecimentos da aplicação Microsoft Outlook de modo a optimizar a utilização da mesma no dia-a-dia de trabalho
• Treinar o uso do Outlook como ferramenta de trabalho pessoal e em grupo
• Efectuar uma eficaz gestão de contactos, tarefas e mensagens através da utilização de correio eletrónico e/ou da Internet
• Partilhar informação e coordenar simultaneamente actividades, reuniões e compromissos de diferentes utilizadores
• Criar técnicas de organização do tempo nas organizações
• Permitir maior eficiência na sua utilização.

• O Curso de Outlook assentará numa metodologia activa e interactiva baseada em exercícios práticos individuais, e exercícios em grupo, por forma a optimizar a utilização da aplicação no dia-a-dia de trabalho.
• Será utilizada uma metodologia flexível e activa, que tem em conta os seus ritmos de aprendizagem e disponibilidades, e que procura, através de actividades práticas com a aplicação, a consolidação das competências visadas – trabalhos práticos individuais e de grupo, que consistem na aplicação das aprendizagens na resolução de casos, reflectindo situações de formação da vida real das instituições e empresas.
• Serão aplicadas ferramentas de auto-diagnóstico. Será elaborado um plano Individual de Acção reforçando o compromisso dos participantes com a transferência para o local de trabalho das aprendizagens efectuadas.

Conceitos Básicos

• Ambiente de Trabalho: Painel de Navegação, Barra de Acções a Fazer, Painel Pessoas
• Descrição das principais ferramentas do Outlook: Caixa de Correio, Calendário, Contactos, Tarefas e Nota
• Funcionalidade Onde Está?

Caixa de Correio [Inbox]

• Apresentação das capacidades mais importantes da ferramenta Caixa de Correio (Inbox) para envio de vários tipos de mensagens
• As operações de Responder (Reply) e Reencaminhar (Forward) mensagens
• Criação de pastas (folders) para arquivo de mensagens
• Remoção de mensagens
• Agrupar, ordenar e filtrar mensagens
• Atribuir categorias

Configurar Mensagem

• Elaboração e envio de mensagens: destinatário, assunto, prioridade e texto
• Respostas Incorporadas (Inline)
• A facilidade Anexo [Attach]
• Campos Cc (Carbon Copy) e Bcc (Blind Carbon Copy)
• Pré-visualização de Anexos
• Trabalhar com recibos de entrega e leitura de mensagens
• Utilizar botões de voto

Gestão do Correio

• Elaboração e envio de mensagens: destinatário, assunto, prioridade e texto
• Modificar o formato e definições das mensagens
• Alterar as opções das mensagens
• Criar e aplicar assinaturas
• Guardar mensagens em formato de ficheiro alternativo
• Arquivar mensagens manualmente
• Configurar e utilizar o arquivo automático
• Abrir, pesquisar e fechar um ficheiro de arquivo
• Gerir o ficheiro de pastas pessoais
• Regras para guardar mensagens automaticamente
• Passos Rápidos

Calendário

• Compreensão do uso do calendário
  • Alterar datas e visualizações
  • Marcar compromissos e eventos
  • Alterar um registo
  • Criar compromissos periódicos
• Agendar uma reunião de grupo
• Convidar participantes
• Trabalhar com calendários partilhados
• Trabalhar com vários calendários
• Enviar o calendário a um contacto
• Personalizar a janela do calendário
• Alterar e atribuir horários ao calendário

Contactos

• Gestão de contactos pessoais e profissionais
• Criação de contactos múltiplos para a mesma empresa
• Impressão de contactos
• Partilhar contactos com outros utilizadores
• Exportar listas de contactos
• Ligar itens a contactos
• Trabalhar com cartões-de-visita virtuais (vCard)

Tarefas

• Marcação de tarefas “a fazer”
• Utilização dos lembretes
• Incorporação da lista de tarefas (task list) no calendário para obter a consolidação de ocupação diária
• Criação de tarefas periódicas
  • Atribuir uma tarefa
  • Responder e actualizar pedidos de tarefas
  • Definir a configuração de acompanhamento de realização de tarefas
  • Partilhar informação de tarefas com outros utilizadores

Criar Compromissos, Eventos e Reuniões

• Agendar reuniões com participantes
• Criar compromissos periódicos e reuniões periódicas

Planeamento de Actividades

• Optimização do tempo

Configurar o Outlook Conforme Actividade da Empresa

• Personalização do Outlook Hoje
• Criar vistas personalizadas
• Definir configurações gerais da aplicação
• Fazer pesquisas imediatas
• Utilizar pastas públicas
• Definir permissões de acesso a pastas
• Proteger pastas pessoais.

• A avaliação formativa, que se projecta sobre o processo de formação, permitindo obter informação sobre o desenvolvimento das aprendizagens, com vista à definição e ao ajustamento de processos e estratégias pedagógicas. Os critérios a utilizar deverão ser:
  1. Assiduidade e Pontualidade (Comparece às horas marcadas e cumpre o horário da formação);
  2. Participação Ativa (está motivado; interage com o grupo; participa nos grupos de trabalho; coloca questões e exprime opiniões criticas e fundamentadas);
  3. Impacto de formação (evolução entre o perfil de entrada e o perfil de saída);
  4. Resultados Alcançados (testes, trabalhos individuias e de grupo; provas em cursos homologados).
• A avaliação sumativa, que terá por função servir de base de decisão para a certificação, será suportada em trabalhos práticos (individuais e/ou em grupo), e/ou testes, e/ou observação directa, consuante o mais adequado a cada formando/a. O resultado final deverá ser expresso em ”Com Aproveitamento” (certificação) ou “Sem Aproveitamento”, em função do/a formando/a ter ou não atingido os objectivos da formação.